MANUAL DE PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE VIAJES DE CAMPO 2025

 Facultad de Ciencias Naturales e IML

Coordinación de Viajes de Campo

 Introducción

 Con el objetivo de optimizar la gestión de los viajes de campo y simplificar el proceso para los docentes, se establece el siguiente procedimiento unificado para el año 2025. A partir de la implementación de este sistema en 2022, se elimina la necesidad de presentar notas en papel por Mesa de Entradas para la solicitud de viajes y viáticos, y además, se disminuyen los trámites burocráticos y los tiempos para ello.

 Procedimiento de Solicitud (2 Pasos Obligatorios)

 Para gestionar cualquier salida de campo, los/as docentes responsables deberán seguir los siguientes dos pasos:

Paso 1: Completar el Formulario de Solicitud Anual

Llenar el "Formulario de Solicitud de Viajes 2025" a través del siguiente enlace:

• Link: Formulario ya cerrado por cumplimiento de fecha límite.
  

IMPORTANTE:

• Cuenta requerida: El formulario debe ser completado utilizando su cuenta institucional (@csnat.unt.edu.ar).

• Fecha Límite: La fecha máxima para el envío del formulario es el 31 de marzo de 2025. Cumplir con este plazo es fundamental para la correcta planificación del cronograma anual.

Paso 2: Enviar el Listado de Integrantes

Descargar el formulario de "Listado de Integrantes", completarlo y enviarlo EN WORD por correo a la coordinación.

• Plazo: Hasta cinco (5) días antes de la fecha de inicio del viaje.

• Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

• Descarga del Formulario:

  • Link: Descargar Formulario de Listado de Integrantes

Este paso es indispensable para la correcta tramitación del seguro de viaje y los viáticos correspondientes.

 Organización, Roles y Comunicación

 1. Responsable del Viaje:

En la planificación anual se debe designar a un/a único/a docente responsable por cada viaje. Esta persona será el punto de contacto exclusivo con la Coordinación para toda la logística. Esta medida es esencial para evitar contradicciones y agilizar la organización.

2. Canal de Comunicación Oficial:

Toda comunicación relacionada con los viajes de campo debe realizarse exclusivamente a través del correo electrónico de la coordinación (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.). No se considerarán oficiales ni se responderán consultas o solicitudes realizadas por otros medios.

 Aspectos Logísticos y Administrativos

----------1. Asignación de Fechas:

La fecha solicitada en el formulario está sujeta a la disponibilidad de los vehículos de la Facultad. En caso de superposición, la Coordinación contactará al responsable para acordar una fecha alternativa.

• Sugerencia: Los meses de mayo y octubre presentan una alta demanda. Se recomienda proponer fechas en otros meses para facilitar la organización del cronograma.

----------2. Documentación y Certificaciones:

Una vez confirmados los pasos 1 y 2, la Coordinación generará y enviará la siguiente documentación en formato digital:

• Certificación institucional del viaje.

• Póliza de seguro correspondiente.

  Estos documentos se enviarán al chofer, a los docentes responsables y una copia a Secretaría Académica.

----------3. Seguro de la Actividad:

• Estudiantes y Docentes FCN: La cobertura del seguro gestionado por la Facultad aplica a estudiantes inscriptos y al personal docente de la institución (cubierto por la ART de la UNT), obligatoriamente con un docente responsable cada 15 estudiantes.

• Docentes/Investigadores Invitados: Aquellas personas de otras instituciones que participen en el viaje deberán presentar su propia certificación de ART que cubra la actividad a realizar.

----------4. Fichas Médicas de Estudiantes:

Es obligatorio que el docente responsable solicite y recopile las fichas médicas de todos los estudiantes asistentes, y que sea preferentemente la presentada al momento de la inscripción anual por los/as estudiantes.

• Disponibilidad: Todas las fichas deben estar impresas y guardadas juntas en un lugar accesible dentro del vehículo durante todo el viaje.

• Modelo de Ficha: Se debe utilizar la ficha de inscripción anual presentada por los estudiantes. Si no se dispone de ella, el modelo se puede descargar directamente desde el siguiente enlace:

  • Link: Descargar Modelo de Ficha Médica

----------5. Vehículos e Itinerarios:

La Facultad cuenta con los siguientes vehículos:

• Minibús: 19 asientos, para viajes de largo recorrido.

• Colectivo: 32 asientos, para viajes cortos y por la llanura.

Consideraciones importantes:

• Grupos Grandes: Si el número de pasajeros supera la capacidad de nuestros vehículos, la movilidad deberá ser gestionada a través de Rectorado, quedando sujeta a su disponibilidad y confirmación.

• Condiciones del Itinerario: Se solicita planificar rutas por caminos asfaltados y en buen estado.

• Duración y Distancia: Se recomienda que los itinerarios no superen los 3 días de duración y una distancia aproximada de 400 km.

•   Los viáticos correspondientes serán generados desde la Coordinación, soliciando a Secretaría Administrativa su correspondiente liquidación. Para esto es necesario conocer el listado de estudiantes y docentes participantes.

----------6. Confirmación Final del Viaje:

La confirmación final de cada viaje dependerá de la disponibilidad presupuestaria.

• Recomendación: Se sugiere a las cátedras con bajo número de estudiantes que consideren realizar actividades en conjunto para optimizar recursos.

 Contacto

 Para cualquier consulta, sugerencia o para tratar temas personalmente, puede contactarse con:

• Coordinador: Geól. José Góngora

• Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

• Oficina: Gabinete 401 (al lado del Aula 10), Facultad de Ciencias Naturales.

• Horario de Atención: Lunes a viernes, de 10:00 a 18:00 hs.